沒有數據，辦公室將無法變得智能化！
是什么讓辦公室變得“智能”？很容易直接從《星際迷航》電影中想象出一些超未來主義的設計。
如今，設施和辦公室管理人員都喜歡將智能辦公解決方案視爲一種時尚，但自20世紀90年代中期在辦公室環境中引入互聯網以來，辦公室實際上已經變得越來越智能了。
那么，究竟發生了什么變化呢？首先，“智能”的最初定義是人們在工作場所的溝通方式。如今情況已大不相同，部分原因是“工作場所”的定義發生了變化。其不再是一個固定的地方。這是如何促進合作的一個抽象概念——通過了解哪些同事正在工作、在哪裏工作以及如何工作。
優化這一點，就是讓辦公室變得更智能的方法。但如果沒有良好的數據，就無法知道如何讓辦公室變得更智能。
定義“智能”
通俗點講，“智能”辦公室利用現代技術，通過優化辦公環境來提高生產力、效率和員工體驗，同時保持辦公空間的環保和成本效益。
有沒有一種“快速解決”方法可以在一夜之間實現這一目標？沒有。通常需要多種解決方案，包括通過一個或多個智能辦公解決方案實現基本辦公室交互的自動化，例如辦公室、辦公桌和房間登記、照明、氣候控制，以便它們根據在場人員自主運行。
例如，企業的辦公桌預訂審批流程可以通過靈活的辦公桌政策和辦公桌預訂解決方案實現自動化。其可以安裝佔用傳感器，這樣會議室的概況就可以不斷更新使用信息，即使是臨時會議。傳感器可以連接到空調裝置上。關鍵是員工不應該與這些功能進行身體接觸。
真的需要那么多工作崗位嗎？
除了對健康有益之外，智能解決方案還可以節省大量的運營成本。
想象一家擁有300名員工的虛構企業。在傳統辦公室中，每位員工都會有一個工作崗位。但現在不再是生活在傳統時代了。部分遠程工作的員工平均每周有50%的時間在辦公室度過。這相當於所有計算機相關設備將有一半被浪費掉。
從成本角度來看待這個問題。假設在典型的現代組織中，每個工作崗位的年成本大致在3,500美元左右。這相當於每年花費105萬美元。
那么，該怎么做？撤走一半的桌子嗎？不。因爲需要考慮到每個人都有不同的習慣、工作，並且居住在不同的地方——所有這些都會影響預訂模式。
考慮到這一點，就得留出25%的慷慨余量，以便預訂辦公桌時有一定的靈活性。這意味着將工作崗位數量減少到75%，從而爲企業節省超過25萬美元。
這表明，通過安裝一些智能辦公解決方案，可以多么顯著地減少不必要的成本，這些解決方案可以通過數據了解空間的利用情況。智能辦公桌預訂系統在這裏可以發揮無價的價值。
辦公室實際使用情況如何？
智能解決方案的另一個好處是，可以獲取有關辦公室具體使用情況的數據，包括自動空調控制、集成WiFi的咖啡機、佔用傳感器等。
有時，這些數據的結果會令人震驚。如，一家大型會計師事務所的會議室存在問題。其員工不斷抱怨無法使用可用的會議室。
但數據顯示，事實並非如此。一半的會議室幾乎總是可用的。那到底是怎么回事？仔細觀察發現，繁忙的會議室可以欣賞到海港的美麗景色，而空蕩蕩的會議室俯瞰着一個不起眼的住宅區。如此，可以猜出員工選擇了哪些房間。然而，由於這些數據暴露出來，團隊決定通過進行一些小調整來解決這個問題，使非面向港口的會議室更具吸引力和視覺吸引力。
通常，出人意料的小更改會產生最大的影響。但，除非有數據，否則不一定知道會影響哪些更改。
如何讓辦公室變得智能化？
智能辦公室由三個組成部分組成：
- 基礎設施
建築物中已有的許多系統都可以通過基於雲的物業管理系統等升級爲智能解決方案，無論是管道、登錄系統、空調、安全系統、熱量和溼度控制系統。
- 智能設備
辦公室中的智能設備將與家中的智能設備非常相似。唯一的區別是更多的人需要訪問。
對於消費級設備，這會產生一些潛在的問題。不一定希望每個人都使用智能手機應用控制智能鎖、WiFi咖啡機或照明。最好投資佔用傳感器以使這種交互更加順暢。
- 業務專用技術
大多數辦公室已經使用房間和資源預訂系統，不僅可以在日歷系統中處理此類預訂，還可以通過將更復雜的解決方案與該日歷集成來減少員工的摩擦，從而大大受益。
同樣，在管理基於混合或活動的工作時，與嚴格關注辦公桌預訂相比，更完整的工作空間管理解決方案可以讓員工更好地了解誰在辦公室、誰在家工作以及誰不在（包括在家工作時））。
從哪开始？
那么，顛覆性變革從哪开始呢？其通常需要大量資金。安裝智能辦公系統帶來的潛在破壞可能會花費更多。
但危險在於，隨波逐流地使用別人正在使用的東西，而不考慮其對工作場所有什么好處。這就是爲什么首先要查看辦公室使用數據，無論是定量的，例如來自記錄辦公桌和房間等的預訂/使用模式的解決方案，還是定性的，例如員工調查。
了解問題，然後尋找解決方案。從長遠來看，這種求知欲的方式會有助於省下大量資金。
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