俗話說「工欲善其事，必先利其器」，如何透過好的工具能讓工作事半功倍，正是在AI世代下，不能沒有的技能。繼前一篇介紹搜索引擎式AI與設計型AI兩大類，本篇將著重在文書處理型AI與翻譯型AI兩類。

文書處理型AI

Gamma為免費AI生成簡報的工具，平台介面可支援三種設計方式，第一種為複製與貼上的文章讓AI進行編排、整理，第二種為直接導入資料文件讓Gamma進行設計。最特別的第三種為直接輸入你的標題，gamma就會產生出完整PPT，真正實現1秒完成簡報。

當然，現階段此功能完成的PPT還需要人工再次確認，但內容正確性與完整度已相當高，下圖可見針對特定專業性主題由AI生成之結果，內容已經相當完整且具有不低的正確性。

（Source：Gamma）

Coze則為字節跳動發布的AI產品，是用來創建新一代AI聊天機械人的應用開發平台，可以通過該平台快速創建各種類型的聊天機械人，並將其發布到各類社交平台和通訊軟體上。從下圖可見有多種聊天機器人功能，如：Video Generator可以生成影片腳本、尋找適合的主題模板，ResumeMD能幫你修改履歷表，並可扮演面試官的角色對你的履歷表提出問題，種種類型機器人應用，能解決多樣化情境下的各種問題。

（Source：Coze）

火山寫作，為一款主打寫作功能的AI工具，能免費使用且操作簡單。它能夠一句話直接生成整篇文章，且在文章生成後還可以針對指定段落進行擴寫、縮寫、總結、更換語氣表達等。除了AI自動生成外，也可以二創已有的文章，如下圖全文優化功能、主題深入挖掘等功能。另外，針對正確性方面，火山寫作也有提出所有生成文章引用出處，使用者可直接檢視原始文章。

ChatPDF，是一款文章閱讀軟體，不僅僅針對一本書中的部份內容進行整理，更能分析專業性論文，解決人們閱讀花費大量時間整理長篇文章的問題。它僅需要PDF檔案就能分析，相比其他只能輸入文字來對答的AI軟體有其優勢。此外，ChatPDF預設是基於英文回答，但也可以以中文詢問，ChatPDF會以中文進行回覆，如導入英文論文，以中文進行解釋；抑或中文論文導入，以英文解釋之。

如下圖 ChatPDF 閱讀文章後，會先以三個問題帶領使用者初步了解文章，同時使用者能延伸這些問題繼續詢問，融會貫通整篇文章，且其特色為軟體回答會附上文章原文段落，便於使用者直接點擊閱讀原文，大大縮短閱讀時間。

然而，目前ChatPDF還是無法針對圖片、數學方程式分析，但已經能凸顯AI在文書處理的進步。

（Source：ChatPDF）

最後，文書處理軟體中最著名的莫過於Microsoft全家桶：Word、PowerPoint、Excel等，2023年初提出Microsoft365 Copilot，Copilot結合大型語言模型 (Large Language Models, LLM) 的強大能力、Microsoft Graph中的數據以及Microsoft 365應用程式，將文字轉化為最強大的生產力工具，體現當代AI與傳統編輯器的完美融合。

Copilot in Word中，完整釋放創造力，不再需要從空白頁開始建立文件，它能撰寫草稿或是修改文章，大量節省寫作、搜集資料和編輯時間，尤其改變過去使用大型語言模型與文書軟體需要來回切換的不便，更進一步實現AI與日常生活密切結合。

Copilot in PowerPoint 中能透過簡單的指令，建立精緻的演講簡報，或是直接將Word文字檔無縫轉換成PowerPoint簡報檔。

Copilot in Excel中幫助使用者在數秒內分析趨勢並創建專業的視覺化數據，在讀取表格後，直接生成各式各樣有關數據的圖表；而除此之外，還能以對話方式與Copilot敘述需求，如：將表格數值按照大小排列、將橫排與直列對調等，從此不再需要人工進行樞紐分析與數值整理。

Copilot in Power BI 能將複雜資料總結成易理解的文字敘述，更能幫助用戶創建報表、生成欲呈現之視覺效果，並透過進一步提問挖掘這些數據，讓自然語言為資料數據賦予新生命。在Copilot導入後，更實現數據進階分析，找出關鍵影響參數和異常值並建立預測，針對專業數據分析師，也可以利用對話框，簡述所需要之功能，Copilot就會即時生成程式碼，體現新的數據分析生態。

Copilot for Microsoft最大優勢為Word、PPT、Excel、Power BI間的無縫轉換，且為時下最多使用者的文書軟體。

▲ Copilot in Power BI示意圖。（Source： Microsoft）

翻譯型AI

Google翻譯

如今AI翻譯工具已經在眾多領域得到了廣泛的應用和發展，其中最典型的當屬線上翻譯工具，首先一定要提到大家再熟悉不過的Google翻譯，它支援多國語言的互動式翻譯，包括文本翻譯、文檔翻譯以及語音翻譯等多種模式。在AI浪潮下，Google翻譯更支援文本編輯和排版等功能，可以進行個人化定製，讓翻譯更加貼合使用者的需求，此外，Google翻譯還配備了極其貼心的截圖翻譯功能，使用者只需在網頁上截取一段文本，Google翻譯就會自動將其翻譯成相應的語言。

DeepL

除了Google翻譯，深度學習領域的機器翻譯工具也是不可忽視的一部分。DeepL是一款深度學習領域的機器翻譯工具，其強大的功能和出色的性能受到了使用者的廣泛好評。DeepL採用深度學習技術，擁有較高對語境識別和處理能力，能根據上下文和語義進行適當的調整，從而提高翻譯的品質和準確性，無論是對於專業文獻還是日常生活中的文本翻譯，DeepL都能輕鬆駕馭，尤其DeepL支援pdf檔文件直接翻譯，格式不跑版的情況之下進行語言轉換，對於專業格式論文閱讀有極大優勢，而缺點為目前僅支援簡體字翻譯。

AI應用不斷進步與革新，已逐步改變我們的生活和工作方式。各種AI工具的出現，使得我們在搜索、設計、編輯、翻譯、程式開發等方面能更加高效與便捷。隨著AI應用範圍越來越廣，未來更隨著技術的不斷創新，ChatGPT僅僅是一個開端，可預期的是，將有更多類型的AI工具進入我們的生活，而學習如何運用工具，無疑是AI時代最需具備的能力。

（首圖來源：shutterstock）

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