討厭無聊又無效的會議?Shopify 成功砍掉 30 萬小時會議的祕密:替每場會議標價格

2023-07-24 08:00:00    編輯: 商業周刊
導讀 主管如果得知召集同事開 1 小時會議,竟然要花超過 6 萬元,還願意開這麼久嗎? 能計算會議成本的計算機,成為加拿大電商巨頭Shopify減少30萬小時會議的祕密武器。 彭博報導,7月初,Shopi...


主管如果得知召集同事開 1 小時會議,竟然要花超過 6 萬元,還願意開這麼久嗎?

能計算會議成本的計算機,成為加拿大電商巨頭Shopify減少30萬小時會議的祕密武器。

彭博報導,7月初,Shopify在1萬1千名員工的Google日曆嵌入自製的計算機工具,會依據與會者部門和角色的平均薪資、會議時長、與會人數,估算會議成本。

據Shopify範例,預定1小時的會議有7位員工參加,有公司執行長呂特克(Tobias Lütke)、營運長內賈蒂安(Kaz Nejatian)等高層主管,工具顯示,這場會議成本高達2,115美元(約新台幣6萬5,200元)。

這程式目的是透過將會議成本可視化,使員工避免開沒意義的會,也避免員工每次遇到有事要討論就先開會的習慣,改將時間花在實際推動工作成果。

「沒有Shopify員工想花500美元喫晚餐,但很多人會議花的錢比這金額還多。」開發工具的內賈蒂安表示,「這件事的目標是告訴你,時間就是金錢,如果你必須花錢(指開會),就要斟酌一下。」

會議像雜草,春風吹又生
繼訂定「無會議日」,Shopify祭新招遏止過多會議

Shopify表示目標是今年減少32萬2千小時會議。

為什麼Shopify如此積極減少會議?因線上會議疫情時倍增,美國專案管理應用程式Wrike調查發現,開會浪費的時間,正是組織效率低落的前五大原因。

Shopify也是最積極減少員工開會時間的公司,1月就訂定許多政策,包括星期三定為「無會議日」,全公司禁止開會;取消與會者兩人以上定期會議;超過50人的大型會議,只能安排在星期四6小時區間內;還鼓勵員工退出大型Slack聊天群組。

成效如何?Shopify表示,前5個月每位員工平均會議花的時間,與去年同期相比減少14%,有望讓公司今年完成專案量增加18%。

但Shopify之所以又祭出新工具,就是因會議太容易像雜草增生,員工遇到需要協調解決的事,第一步就是先約開會。

「我們已看到會議悄悄回來,我們必須立刻採取行動。」CNN看到Shopify公告寫道。

Shopify預估只要每位員工每週少開三次會,公司成本就能減少15%。

一招會議成本計算機無法立竿見影
學習Shopify減法精神

不過,如果只學Shopify會議成本計算機這招,也無法成功遏止無意義的會議發生。

「這是非常膚淺的幹預法。」北卡羅來納大學組織科學教授羅格爾伯格(Steven Rogelberg)表示。他補充Shopify之所以成功減少會議時間,是因同時搭配全公司培訓:怎麼執行最佳工作實踐、中階管理人員如何回饋、高層如何以身作則少開會。

因此,企業可學習的其實是Shopify的減法精神,先從思考公司會議是否能減少開始。美國人力資源管理協會(SHRM)建議,可以採取的改革步驟如下:

1. 首先,詢問員工對會議的看法,是否覺得會議過多?甚至是否多到感覺疲勞、難以做其他正事?知道員工意見後,可試著訂定一週內哪天全公司禁止開會,讓員工專注工作。

2. 實際觀察會議進行,看能否整合或減少會議。負責人可觀察公司每次會議,看與會者是否常重疊,就可合併會議,或解散沒有具體成果的小組或會議。

3. 每次安排新會議前問自己:我是否有辦法透過電子郵件或快速討論達成目標?只有其他溝通管道都不可行時,才安排會議。

(譯者:張方毓;本文由《》授權轉載;首圖來源:)

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